søg i nyhedsarkivet

Et godt overblik og en evne til at improvisere, når der pludselig opstår ændringer. Det er ifølge 26-årige Maja Tranholm nogle af de kompetencer, man skal have som konferencekoordinator i Munkebjerg Gruppen.

Hun har været konferencekoordinator på Munkebjerg Hotel siden 1. august 2014, men indledte sin karriere på hotellet som receptionselev i 2008. Efter elevtiden blev hun fastansat som receptionist, senere blev hun souschef i receptionen, ligesom hun i periode fungerede som chef, mens den faste receptionschef var på barselsorlov.

Kundernes sparringspartner

Med skiftet til konferenceafdelingen i august har Maja Tranholm fået nye udfordringer med et job, der kræver, at man kan håndtere mange forskellige opgaver i løbet af en arbejdsdag.

”Jeg besvarer mails og telefoner fra kunder og laver tilbud til dem på arrangementer som møder, konferencer og fester. Jeg fungerer som kundernes sparringspartner og hjælper dem med at strikke deres arrangement sammen” siger Maja Tranholm.

”Jeg skal have det store overblik og kan for eksempel komme med forslag til forplejning, aktiviteter og events. Jeg skal i det hele taget sikre, at der er styr på alle detaljer i arrangementet ,” siger Maja Tranholm.

Arbejdsdagen udspiller sig dog ikke kun foran computeren på kontoret.  

”Når der er arrangementer på hotellet, fungerer mine kolleger og jeg som kundernes kontaktpersoner. Vi går rundt til de forskellige grupper, inden møderne starter, og hører, om der er ændringer i deres program eller om de har behov for noget ekstra eller andet end det, der er bestilt. Det kræver, at man er i stand til at improvisere lidt undervejs,” siger Maja Tranholm.

Gode løsninger på store arrangementer

Munkebjerg Hotel rummer i alt 21 mødelokaler af varierende størrelse og står for møder, konferencer og selskaber for alt mellem to og 700 deltagere. Håndteringen af de store arrangementer er noget af det, der gør jobbet i konferenceafdelingen meget anderledes end jobbet i receptionen.

”Det er sjovt og udfordrende at fordybe sig i de lidt større sager og finde gode løsninger til kunderne. Jeg kan bruge meget af den erfaring med kundekontakt, som jeg har fra receptionen, men det er en anden form for kontakt og nogle andre arbejdsgange, vi har her i konferencen,” siger Maja Tranholm, som foreløbig har prøvet at arbejde med arrangementer på op mod 250 deltagere.